Rechtmatigheid
In april 2023 is de geactualiseerde 'Financiële verordening 2023 gemeente Diemen' vastgesteld. Nieuw in deze verordening is dat vanaf 2023 het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. In de verordening wordt naar de paragraaf bedrijfsvoering verwezen voor het vastleggen van de uitgangspunten en rapportagegrenzen voor de verantwoording.
Rapportagegrenzen
In de financiële verordening is vastgelegd dat de raad in de kadernota de rapportagetoleranties en -grenzen vast legt. In deze paragraaf vindt u alleen de rapportering terug. De daadwerkelijke 'Rechtmatigheidsverantwoording' wordt als aparte bijlage opgenomen. Een voorbeeld is bij deze paragraaf toegevoegd.
Bij de verantwoording maken we onderscheid in fouten en onzekerheden. Voor beiden wordt dezelfde verantwoordings- en rapporteringsgrens vastgesteld. De argumenten hiervoor zijn:
één grens voor fouten en onzekerheden gezamenlijk is eenvoudiger en begrijpelijker voor de gebruikers;
één grens voor fouten en onzekerheden gezamenlijk sluit beter aan bij wat internationaal gebruikelijk is;
In de publieke sector is voor de meeste sectoren het onderscheid tussen fouten en onzekerheden al komen te vervallen;
Buiten de publieke sector bestaat er geen onderscheid tussen fouten en onzekerheden.
De grenzen liggen vast in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Vanuit een consultatie met Minister H.G.J. Bruins Slot van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is het voornemen het Bado aan te passen op de nieuwe situatie. Voorstel is de percentages als volgt aan te passen:
% van de lasten1 | Goedkeurend | Met beperking | Onthouding / afkeuring |
|---|---|---|---|
Fouten en onzekerheden | < 2% | 2% - 4% | > 4% |
- Dit betreft het percentage van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).
Advies is om de verantwoordingsgrens op 2% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) vast te stellen conform bovenstaand voorstel.
Advies is om de rapportagegrens op € 100.000 vast te stellen.
De komende jaren zullen uitwijzen of bijstelling van deze grenzen nodig is. Vandaar ook de keuze om deze percentages jaarlijks in de kadernota vast te stellen. Voorstel is deze grenzen ook voor 2023 vast te laten stellen.
Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening1. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringscriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
In de artikelen 10, 11 en 12 van de financiële verordening zijn de afspraken over deze criteria vastgelegd.
Voorbeeld modelverantwoording (verplicht)Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders1. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt |
Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties |
De geconstateerde afwijkingen betreffen2: In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. |
- In deze tekst wordt gesproken over college van burgemeester en wethouders, maar deze geldt ook voor gedeputeerde staten van de provincie en het (dagelijks) bestuur van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Daar waar gemeente staat, dient ook provincie, waterschappen of gemeenschappelijke regeling gelezen te worden.
- De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.